KAP 2: Prosjekteiers viktigste oppgaver – Riktig prosjekt og prosjekt riktig

Prosjekteiers viktigste oppgave er igangsetting av riktig prosjekt og at prosjektet gjennomføres riktig og leverer effekt til kunden!

Hvordan målet vi suksessen av et prosjekt? Prosjektsuksess og -fiasko kan måles på ulike måter. Det vi vanligvis tenker på når det er snakk om prosjektfiasko er knyttet til kostnadsoverskridelser og forsinkelser. Det at man har igangsatt og gjennomført feil prosjekt derimot, blir sjeldnere omtalt.

Feil prosjekt kan være f.eks:

• Feil konsept: Problemet kunne vært løst på en langt billigere måte, kanskje til og med uten investeringer.
• Endret behov: Behovet har endret seg, f.eks. blitt redusert eller økt betydelig; – løsningen har derfor allerede ved oppstart drift feil kapasitet.
• Tapsprosjekt: Inntektssvikt fordi markedspotensialet var overvurdert.
• Feil risikoprofil: Usikkerhetene i prosjektet ble vurdert feil, slik at investeringsbeslutningen ble tatt på feil grunnlag. For stor risiko fører til tap og kostnadsoverskridelser.
• Ikke tatt i bruk: Man gjorde ikke riktige vurderinger av driftskostnadene og anlegget ble for dyrt å drifte, og derfor stoppet etter kort tid.
• Omdømme: Man hadde ikke ressurser til å bemanne prosjektet, prosjektet feilet og omdømmet ble alvorlig skadet.

For en kunde kan prosjektsuksess derfor måles i to dimensjoner; riktig prosjekt og prosjektet riktig. Disse dimensjonene er ofte uavhengig av hverandre og kan illustreres som vist i figuren nedenfor.

Grønn kvadrant er der man ønsker å være. Rød kvadrant er ingenmannsland der kan ikke bør gjennomføre noe prosjekt. Den gule og den oransje kvadranten er ikke bra de heller. Det vil normalt være bedre å gjennomføre riktig prosjekt med noen forsinkelser og overskridelser, enn å gjennomføre feil prosjekt på en god måte. Prosjekteiers viktigste oppgave er derfor å sørge for at virksomheten igangsetter de riktige prosjektene.

Noen viktige spørsmålet for å avgjøre om det er riktig prosjekt:

• Behovet/mål: Er behovet reelt? Hva er «must-have» og hva er «nice-to-have»?
• Strategisk: Underbygger prosjektet virksomhetens strategi og vil det utvikle oss i riktig retning?
• Lønnsomhet: Tjener vi penger på det? Er nytten større enn kostnadene?
• Konseptvalg, alternativer og ambisjonsnivå: Er dette den mest kostnadseffektive og enkleste måten å innfri behovet på? Hvilket alternativ gir best nytte/kostnad faktor?
• Risikostyring: Har vi råd til å håndtere verste-fall scenarioet?
• Portefølje: Bør vi prioritere dette prosjektet først og har vi kapasitet til å gjennomføre prosjektet?

Prosjekteiers ansvar i tidligfase er å sørge for at disse spørsmålene blir besvart på en god måte, samt å stoppe (midlertidig eller permanent) alle prosjekter hvor man ser at det er feil prioritering å starte/videreføre prosjektet.

Hvis prosjektet iverksettes, er prosjekteiers ansvar å trygge gjennomføringen ved å følge opp at prosjektet ledes i henhold til virksomhetens beste praksis. I tillegg skal prosjekteier sikre at prosjektets leveranser vil oppnå de planlagte gevinstene.