Prosjekteier har en mer aktiv og kritisk rolle fram til prosjektet er definert, konseptet valgt og investeringsbeslutningen er tatt. Som prosjekteier hos leverandørleddet vil dette si når kontrakten er signert. I gjennomføringsfasen er prosjekteiers oppgave å gi støtte til prosjektlederen, samt følge opp at prosjektet gjennomføres som planlagt og håndtere avvik i forhold til de fastsatte toleransegrensene.
I gjennomføringsfasen er oppgavene til prosjekteier følgende:
Prosjekteier skal være forsiktig med å blande seg inn i detaljer og operativ ledelse, hvis ikke prosjektleder eksplisitt ber om det.
Prosjektstyring (project governance) er fremdeles et relativt nytt og lite utforsket
tema i prosjektfaglig litteratur, sammenlignet med prosjektledelse (project
management). Det foreligger allikevel noen klare råd i litteraturen. For det første
at det er fornuftig av prosjekteier å etablere en prosjektmodell, med en tydelig
faseinndeling, klare beslutningspunkter ved faseovergangene, og et
kvalitetssikret grunnlag for beslutningene. Videre at noen faseoverganger er
mer kritiske enn andre, og at særlig tidligfasen er avgjørende for at prosjektene
lykkes – her bør en stille særlig strenge krav til dokumentasjonen og til at
beslutningene om å føre prosjektet videre løftes opp på et høyt nivå.
Virksomheter med mange prosjekter bør ha en felles prosjektmodell for alle
sine prosjekter, men den bør være skalerbar og fleksibel slik at en f.eks. unngår
unødig byråkratiske krav og prosesser for små og ukompliserte prosjekter.
Finansdepartementets krav om ekstern kvalitetssikring ved to
beslutningspunkter i tidligfasen av de største prosjektene, er et eksempel på
prosjektstyring fra storsamfunnets side. Flere andre land har innført tilsvarende
ordninger på øverste politiske og forvaltningsmessige nivå i staten.
Figuren over viser en felles prosjektmodell «fasenormen» for byggebransjen, utarbeidet av Bygg21.
Alle prosjektvirksomheter som skal styre prosjekter på en god måte bør ha en prosjektmodell, enten egen modell, eller en bransjestandard modell.
Eksempler på riktige og feile offentlige prosjekter, vurdert av Concept ved NTNU.
Riktig prosjekt – prosjektet riktig
Riktig prosjekt – prosjektet feil
Ikke riktig prosjekt – prosjektet riktig
Ikke riktig prosjekt – prosjektet feil