Hvilken effekt skal prosjektet ditt gi for virksomheten som har bestilt prosjektet?
Hva er verdien som kan pårvirkes direkte og indirekte gjennom løsningsvalgene?
Hvordan sikrer du at prosjektet gir den verdien og effekten som virksomheten har behov for?
Når man starter å jobbe i prosjektverden, f.eks. som en prosjekterende ingeniør, har man som regel fokus på sin oppgave og sitt fag. Man gjør det beste for å gjøre sitt fag og sin oppgave best mulig. Man klarer ikke å se hvordan denne isolerte oppgaven kan påvirke det større bildet i prosjektet, hvis ikke man har en veldig flink prosjektleder som forteller deg om målene for hele prosjektet. I hvert fall var det tilfelle for meg da jeg startet min karriere som nyutdannet rådgivende ingeniør byggeteknikk. Da ville jeg regne lasten på hver søyle og bjelke så nøyaktig som mulig og optimalisere valg av stålprofiler og betongfundamenter.
Ingen fortalte meg om det var andre forhold som var viktig å tenke på overordnet sett.
Heldigvis tok det ikke langt tid før entreprenøren spurte om hvorfor det var så mange forskjellige fundamentstørrelser. Det var jo unødvendig. Det ville være mye enklere og greiere, og faktisk billigere for ham om alle fundamentene var like, selv han isolert ville bruke mer betong.
Dette fikk opp øynene mine for kundens(entreprenørens) perspektiv og effekten av standardisering.
Men man må løfte blikket enda høyere om man skal forstå verdien og effekten et prosjekt skal skape for virksomheten som har bestilt prosjektet.
Prosjekteierstyring skaper verdi
Da jeg mange år senere hadde jobbet mye med ledelse av prosjektering og ledelse av prosjekter, begynte jeg i ny jobb i Statsbygg. Der fikk jeg en rolle som jeg ikke hadde hatt tidligere i noen prosjekter. Det var prosjekteier rollen.
Som prosjektleder lærer du at du skal ha fokus på å levere prosjektet innen rammene av kost, tid og kvalitet. Som prosjekteier har man i tillegg et annet perspektiv. Man søker å gå inn i oppdragsgivers perspektiv. Man er fremdeles opptatt av kost, tid og kvalitet, men dette vurderes da opp mot effekten av investeringene, f.eks. kan en økning i kostnad være en god investering hvis det kan gi mer effekt av prosjektet.
Et prosjekt lever ikke isolert sett. Som regel er det en virksomhet som driver med noe annet som har behov for å gjennomføre et prosjekt som skal gi en effekt på hovedvirksomheten. F.eks. har et universitet behov for å gjennomføre et byggeprosjekt for å få et nytt bygg med mer kapasitet som kan gi flere uteksaminerte studenter og flere forskningsresultater og -publikasjoner. I Statsbygg tok vi i dette tilfellet på oss en rolle som prosjekteier for Kunnskapsdepartementet, og det var da viktig å gjennomføre prosjektene på kost, tid og kvalitet, og som samtidig levere effekt for brukerorganisasjonen og den daglige virksomheten.
Prosjekteierskap og prosjekteierstyring handler om å ivareta flere perspektiv. Man skal ivareta brukerperspektivet, forretningsperspektivet og prosjektperspektivet. Man må ha en helhetlig tilnærming for å sikre at prosjektet gir verdi.
Eierstyringen kan ivaretas av en sammensatt gruppe, f.eks. en styringsgruppe, eller en enkelt person som får prosjekteierrollen. Prosjekteiers oppgave er å styre og sikre prosjektet innenfor mandatet tildelt av virksomhetens ledelse. En moden prosjekteier klarer å ta hensyn til disse tre perspektivene slik at prosjektet gir stor effekt. En dyktig prosjekteier kan bestemme hvor mye et prosjekt skal koste. Dette fordrer tydeligere føringer til prosjektledelsen og kompetent oppfølging av prosjektet, særskilt i tidlig fase.
Det er særlig i prosjektets tidlige fase at verdien skapes. Det er viktig å ta riktige valg i prosjektets tidligfase. Forskjellen mellom en god og dårlig tidligfase har mye større innvirkning på langsiktig verdi enn forskjellen mellom god og dårlig gjennomføring. Se visuell fremstilling av verdiskapning i et prosjekt ovenfor (kilde: “Verdistyrt prosjektutvikling” – veileder basert på erfaringer fra Tønsbergprosjektet ved Sykehuset i Vestfold og Justisdepartementets prosjekt Politiets nasjonale beredskapssenter. Veilederen er utarbeidet av Metier OEC, sammen med Skanska og Sykehuset i Vestfold.)
Å se helheten
Når jeg snakker om prosjekt og ledelse er jeg opptatt av at alle involverte i prosjektet skal få ta del i helhetsperspektivet, slik som steinhuggeren som er en katedralbygger. Om du forstår helheten av prosjektet og hvorfor man gjennomfører dette prosjektet, er det lettere å finne gode løsninger. Motivasjonen og eierskapsfølelsen kommer av å se et større bilde.
-Å kunne bidra til å bygge en katedral!
Gjennomføringstrategi for å skape verdi
Selv om tidligfasen er viktig og påvirker verdiskapningen i særlig stor grad, er gjennomføringsfasen mye mer kompleks og derfor utrolig viktig å utføre på enn god måte. Uten gjennomføringsfasen blir idéene fra tidligfasen bare idéer og det skapes ikke noe verdi. Et prosjekt har derfor avhengigheter både hierarkisk (vertikalt) fra de øverste behov og mål ned til løsning og detaljer, og lineært langs tidsaksen fra tidligfase til gjennomføring, sluttfase og drift.
Det er derfor viktig å lage en god strategi for gjennomføringsfasen.
Gjennomføringstrategien må inneholde en kontraktstrategi som baseres på analyser. Kontraktstrategien skal sikre at man realiserer prosjektet på en trygg og forutsigbar måte til riktig pris. Dette oppnås gjennom å bruke markedets kompetanse på beste mulige måte, får god konkurranse og å unngå konflikter.
Det er ikke nok å gjøre valg av kontraktsform, kun basert på egen preferanse. Kontraktstrategien må baseres på blant annet prosjektets overordnede behov og mål, prosjektets kompleksitet og markedssituasjonen i området der prosjektet skal realiseres. Det er selvfølgelig viktig at prosjektledelsen er komfortabel med kontraktsformen også, da det i seg selv kan være en usikkerhetsfaktor.
Leder du et prosjekt, skal du levere på kost, tid og kvalitet, og samtidig ivareta sikkerhet, helse og arbeidsmiljø.
Løfter vi blikket til oppdragsgivers perspektiv må vi også huske at prosjektet skal levere verdi og effekt for virksomheten.
Prosjekt=>Effekt
Ønsker du å lære mer om verdistyrt prosjektutvikling og prosjekteierstyring, last ned veilederen fra Metier OECher, og/eller ta kontakt.
-alx
https://www.linkedin.com/in/alxstrand/
@prosjekteffekt
www.prosjekteffekt.no
