Her om dagen ble vi bedt om å gjøre en vurdering av kostnadene på et prosjekt som var utredet av noen andre. Dette er ikke spesielt i seg selv. Vi gjør ofte vurderinger av andre prosjekter. Vi gjorde i dette tilfellet vurderinger av både faglige/tekniske deler av prosjektene og økonomiske deler. Disse henger sammen.
Det som jeg reagerte på i dette tilfellet (som ikke er unikt) var at det så ut som om det ikke var gjort noen vurdering av usikkerhetene i prosjektet.
Pleier du å gjøre usikkerhetsanalyse i prosjektene dine, eller du en evig prosjektoptimist?
“Prosjekt kan betegne en definert oppgave, eller innsatsen som gjøres for å oppnå et definert mål, som oftest innenfor en planlagt tids- og ressursramme. Prosjekt kan også forstås som en midlertidig organisasjon, eller en verdiskapingsmetode.” [kilde: Wikipedia]
Å lede et prosjekt er derfor å styre en unik prosess og organisasjon for første og eneste gang. Et byggeprosjekt skal bygges på et gitt sted (evt vurdere flere alternative steder), som man kjenner mer eller mindre til. Når man skal styre et prosjekt skal man altså manøvrere en prosess, som er annerledes enn det du har gjort før, gjennom et landskap av usikre rammebetingelser og ukjente hendelser.
Alle prosjekter har usikkerheter. I alle faser.
Usikkerhetene er størst i begynnelsen og avtar etter hvert som man nærmer seg målet.
Usikkerheter er både trusler og muligheter. Vi må huske på at det som regel er mange muligheter i tillegg til trusler i prosjektene. Truslene er fallgruvene som kan dukke opp på veien og som vi må styre unna. Vi må derfor gjøre tiltak for å styre prosjektet slik at vi unngår fallgruvene.
Muligheter er viktig å realisere for å gjøre prosjektet enda bedre. Vær bevisst på hvilke muligheter du ønsker å gå for og gjør tiltak for å øke sannsynligheten for å realisere mulighetene.
Prosjektledere er optimister.
Hvorfor blir vi prosjektledere? Vi ønsker å skape noe, og få til noe. Vi må være optimistiske og se for oss hva vi skal skape for å faktisk kunne skape det i virkeligheten. Jeg tror det er veldig bra at prosjektledere har et optimistisk grunnsyn. Men det er viktig å nyansere dette bildet med å gjøre en vurdering av usikkerheten i prosjektet. Dette bør gjøres mange ganger og i alle faser.
Klarer du å bruke usikkerhetsanalysen til å styre prosjektet unna fallgruvene og realisere mulighetene, har du en veldig god sjanse for å lykkes med prosjektet.
-alx
